Q退職した社員のアカウントが残っているか分かりません

まず「誰が何にアクセスできるか」を一覧にするところから始めます。残っているかどうかが分からない状態そのものが、確認すべきことです。

なぜ後回しにしにくいか

退職者のアカウントは、本人が使わなくなっても社外から使える状態のまま残ります。メール・ファイル共有・業務システムと、置き場が分かれているほど見落としが出ます。

パスワードを全員で共有している場合は、そもそも誰が使ったのかを後から追えません。

進め方

1. 使っているサービスと機器を洗い出す
2. それぞれにどのアカウントが存在するかを一覧にする
3. 現職・退職者・用途不明に仕分ける
4. 止めるもの・引き継ぐものを決める
5. 以後の入退社時の手順を決めて文書にする

一覧にした結果、用途の分からないアカウントが出てくることがあります。消してよいかの判断まで含めてご相談いただけます。

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