Excel のままでいい？「あとで読める情報」が AI 活用の土台

去年作った Excel を開いて、「この列は何の数字だったか」と手が止まったことはありませんか。Excel のままでよいかは、人が替わっても、時間が経っても、その表の意味が分かるかで分かれます。意味が分かる形に情報を整えておくことは、業務を楽にするだけでなく、AI を使うときの土台にもなります。

何が起きているのか

Excel は、誰でもすぐに表を作れる便利な道具です。そのぶん、表の作り方と読み方が、作った人の中にだけ残りやすい道具でもあります。会社の中で使う表が増えると、次のような状態になりがちです。

• 同じ表がいくつもの版に分かれ、どれが最新か分からない
• 同じ顧客の情報を、いくつもの表に入れている
• 表の作り方を知っている人が休むと、仕事が止まる
• 作った本人でも、しばらく経つと「この列は何だったか」が分からない

当社がご相談を受けた現場でも、同じ顧客の情報を、見積と請求と案件の3つの表に入れていたことがあります。

なぜ Excel のままだと困るのか

情報の意味が、表の外にある

Excel の表には、数字や文字は残ります。けれど、「この列には何を入れるのか」「どの表が正しいのか」という決まりは、表の中に残りにくいものです。決まりは作った人の頭の中にあり、人が替われば一緒に失われます。

作った本人でも、時間が経つと読めない

属人化というと、担当者の異動や退職を思い浮かべがちです。けれど、決まりが頭の中にしかない表は、作った本人でも、時間が経つと読めなくなります。数か月前の自分は、いまの自分にとって、別の担当者と同じです。

同じ情報が、何か所にもある

同じ顧客の情報を3つの表に入れていると、1か所を直しても、ほかの2か所は古いままです。どれが正しいかを確かめる手間が、そのたびにかかります。

AI を使うと、この差が一気に開く

たとえるなら、AI は腕のよい料理人です。けれど、どんな料理人でも、厨房の配置も道具もばらばらで、どこに何の食材があるか分からず、まわりとの連携も取れていなければ、走り回るだけで料理になりません。

会社の情報も同じです。AI は、渡された情報の範囲でしか段取りができません。顧客・案件・請求がそれぞれ別の表にあり、表ごとに書き方が違えば、AI はまず「どれが正しいか」を探すところで止まります。

反対に、情報の置き場が決まっていて、項目の意味がそろっていれば、AI は整った厨房で迷わずに動けます。情報の置き場を整えることは、AI を使う前の仕込みです。

当社自身も、顧客と契約の情報を顧客管理のシステムにまとめ、そのうえで日々の業務に AI を使っています。

いまのうちに確認しておきたいこと

次の4つを確かめると、その表を Excel のままにしてよいかの見当がつきます。

答えに詰まる項目が1つでもあれば、その表の情報は、決まった置き場へ移す候補です。

ここから先は専門家に

難しいのは、システムを作ることそのものより、どの情報を会社の芯にして、どこを今のままにするかを分けることです。項目の名前と意味を決め、今の Excel の書き方のばらつきを直してから移します。既製のサービス（顧客管理・会計など）で足りるか、自社専用に作るかは、使う人数・使う年数・直し続ける手間まで含めて比べます。

今のままでよい場合もあります

1人で使い、あとで読み返すことのない試算や、一度きりの集計は、Excel のままがいちばん早く確実です。誰も読み返さない表まで、システムにする必要はありません。ご相談いただいた場合も、今のままでよい表は、そうお伝えします。